LEAN I NORSKE KOMMUNER

A wall of city emblems with a "LEAN" stamp on top of it all

Dagens situasjon krever mye av samfunnet. Dette være seg ulike former for digitalisering, nye arbeidsformer, kommunesammenslåinger og sist, men ikke minst, den situasjonen vi står midt oppi nå; Covid-19. Barnehager og skoler har vært stengt, mange har blitt permitterte og arbeidsledigheten øker. Midt oppi dette står norske kommuner med et lass av tjenester som ikke tåler reduksjon, men faktisk krever økt fokus og tilstedeværelse for innbyggerne. Dette skal løses selv om kommunens ansatte og ledelse ikke kan møtes og jobbe sammen på kontoret som før.

Med hjemmekontor kommer også noen utfordringer:
  • Lederen mister oversikt over sine ansatte og aktivitetene.
  • De ansatte mister oversikt, planer, oppgavestyring koblinger til overordnede mål uten dialog.
  • De ansatte mister tilgang til «forslagskassa» og forbedringsarbeidet stopper opp.
  • Forstyrrelser i hjemmemiljøet som f.eks. familiemedlemmer som krever oppmerksomhet, lyder fra vaskemaskinen som forteller at den er ferdig med sin jobb eller andre dagligdagse ting som stjeler fokus.
An empty office landscape fading into a single person with a laptop at home

Saker man jobber med får kanskje ikke lenger en umiddelbar løsning. Tidligere kunne man snu seg til kollegaen på nabokontoret og få et kjapt svar. Dette medfører at man i dag må sjonglere med flere oppgaver parallelt for å opprettholde arbeidsflyten, men dette øker også kompleksiteten i arbeidsdagen.

Tjenestetilbudene

NAV, barnevernet, barnehager, skoler, renovasjonsselskapene, helseforetakene og flere merker store endringer som følge av denne krisesituasjonen. Noen akutte og midlertidige, og noen endringer vil vedvare. Staten har i tillegg kommet med tiltakspakker til næringslivet som skal forvaltes i ulike instanser, kommuner inkludert. Dette er nytt for mange, både de som skal søke og de som skal godkjenne dem. Det har aldri før vært viktigere å utvikle seg, utfordre etablerte metoder, teste ut nye løsninger og forbedre forutsetningene for bærekraftig drift i fremtiden.

Hvordan DigiLEAN løser problemer i hverdagen

Det er nokså stor forskjell på Toyotafabrikken i Japan og en morderne norsk kommune i dag. Straks LEAN blir nevnt trekkes det ofte paralleller til Toyota Production System (TPS), effektivisering og reduksjon av sløsing og svinn i produksjonsprosesser. Mens TPS kan spores tilbake til 1937, så har norske kommuner utviklet seg mye siden den gang, og spesielt de siste årene.

DigiLEAN er så mye mer enn et tradisjonelt lean-verktøy. DigiLEAN baseres på lean, kontinuerlig forbedring og «best practice», men er tilpasset det moderne samfunn. DigiLEAN knyttes best til begrep som:

  • Oppgavestyring
  • Kontinuerlig forbedring
  • Problemløsing
  • Samarbeidsplattform
  • Styringsverktøy
  • Arbeidsflyt
  • Verdiskaping
  • Prioritering
An illustration of a production line with individual components

Oppgavestyring

Med digitale tavler i DigiLEAN får lederne og medarbeiderne et verktøy som er tilgjengelig over alt så lenge man er koblet til internett. Oppgaver kan opprettes, tildeles og følges opp i et sanntid selv om man ikke jobber på samme lokasjon. Tavlene gir alle involverte en rask oversikt på sine oppgaver, oppgavefordeling, tidsfrist og detaljer. Man kan kommunisere på tvers i gruppa, eller til leder, og oppdatere status.

Oppgaver og data kan brukes på tvers og synliggjøres flere steder. Lederne får egne tavler med oversikt over foretrukne måltall. F.eks. sykefravær, hendelsesrapporter, forbedringsforslag mm., mens ansatte får egen oversikt over sine gjøremål og planer. Team oppretter sine tavler med oppgaver som kan tildeles medlemmene. Oppdatering av status og oppgaver skjer i sanntid slik at alle får med seg siste nytt uansett hvor man jobber fra.

A DigiLEAN kanban board illustrated on a laptop

DigiLEAN tilbyr også prosessfokuserte tavler (Kanban) for dem som har nytte av det. Våre Kanban tavler kan enkelt tilpasses individuelle behov slik at det gir mest mulig effekt. Hver oppgave kan også berikes med deloppgaver som kan tildeles andre bidragsytere med en tidsfrist. Kommenter og kommuniser i oppgavene og på denne måten oppnår man sterkere fokus på felles mål og dermed økt resultatoppnåelse.

Alt som legges inn i DigiLEAN lagres automatisk i systemet. DigiLEAN brukes som et oppslagsverk og gjør det enkelt å fortsette på en oppgave etter en avbrytelse uten å miste informasjon. Jobber du i team med DigiLEAN kan du være trygg på at du alltid ser siste oppdaterte status.

Forbedring

Kontinuerlig forbedring får man ved å involvere og engasjere både ansatte og ledelsen. Sørg for at ansatte engasjerer seg gjennom å tilby et godt verktøy, et verktøy som gjør det enkelt og raskt å melde inn forbedringsforslag. La ansatte se at forbedringsforslag blir tatt høyde for og skap tillitt gjennom handling. DigiLEAN tilbys også som mobilapp og fungerer på alle smarttelefoner. Forbedringsforslag meldes enkelt inn med kun et par obligatoriske felter å fylle inn. Her kan brukerne legge ved bilder og video fra telefonen, og appen fungerer også uten dekning. Nye forbedringer lagres inntil mobil- eller WiFi-dekning er gjenopprettet og brukeren kan da velge å synkronisere forslagene.

 

En digital forslagskasse sørger for at alle forslag blir registrert og gjort synlig for lederne eller forbedringsgruppa umiddelbart. Ved gjennomgang plasseres forslagene i en kost-nytte-matrise. Dette prosessdrevne verktøyet sikrer og måler behandlingen av forbedringsinitiativene ved å holde fokus på de forslagene med høyest nytteverdi. De ansatte som melder inn forbedringsforslag får også tilbakemelding om fremdrift og hvilke av sine forslag som blir implementert.

Vi er også veldig fornøyd, imponerende responstid og et godt system for forbedringer. Det sparer meg for masse arbeid å ikke ha forbedringslistene i Excel.
Stig Hess
Leder NAV Gjesdal

Noen mer komplekse saker krever andre verktøy eller former for behandling. Forbedringsmodulen i DigiLEAN henger sammen med øvrige moduler og kan brukes på tvers i systemet. Et eksempel på dette er å synliggjøre forbedringsforslag på tavler, opprette og bruke problemløsningsverktøyet A3 på et forslag eller knytte de sammen i et prosjekt i prosjektmodulen. En tavle gir deg oversikt over:

  • Nye forbedringsforslag
  • Status på forbedringsforslag
  • Behandlingstid
  • Berørte områder, prosjekter eller grupper
  • Nytteverdi
  • Avkastning

I motsetning til tradisjonelle A3 og tavler, så blir all erfaring lagret i DigiLEAN. Da kan man enkelt finne frem og gjenbruke tidligere erfaringer uten å måtte skrive ut og arkivere papir. Et digitalt arkiv i DigiLEAN gjør den daglige arbeidsplassen ryddig. I stedet for å ta et valg mellom å slette eller beholde noe, så kan man legge saker i et digitalt arkiv med mulighet til å hente frem gamle saker ved behov.

Læringsarena

Del erfaringer med organisasjonen ved å publisere innhold i læringsarenaen. Med et rikt utvalg av redigeringsverktøy kan man legge inn tekst, bilde, video og linker til eksternt innhold for å publisere artikler internt i bedriften. Del instrukser, rutiner, prosedyrer, «best practice» og maksimer læringseffekten. Læringsarenaen i DigiLEAN inneholder fra før fagstoff om lean, kontinuerlig forbedring, ledelse samt brukerinstrukser og hjelp om DigiLEAN.

DigiLEAN som skytjeneste

DigiLEAN er en skytjeneste (SaaS) hvor krav til sikkerhet og integritet er tatt høyde for slik at dette ikke skal være en bekymring. Gjennom å levere en SaaS sikres rask og enkel oppstart av systemet. Brukerne kan logge seg på etter dager eller timer om nødvendig og vi tar av oss alt arbeidet.

DigiLEAN er enkelt å ta i bruk, og vi kan i tillegg stille med ressurser og kursing om nødvendig. Vi har naturligvis spisskompetanse på tjenesten i tillegg til faglig tyngde innen lean og IT.

Integrasjon med eksterne systemer støttes av DigiLEAN og vi er behjelpelig med å få dette på plass etter egne behov.

Single cloud on blue sky. The cloud has DigiLEAN logo embedded and a hand is about to touch the cloud

Jobber du i kommunen og er nysgjerrig på om DigiLEAN kan være nyttig for din avdeling?

Book live demo